転職活動をした結果、内定を貰えた場合に御礼をするべきなのかどうかで迷う方は少なくありません。
御礼をするにしても、電話をした方がいいのか、メールでの連絡でも問題ないのか分からなくて不安になるでしょう。
そこで、今回の記事では内定の御礼は必要なのか、御礼をするとしたらどのような内容を記載すればいいのかということを解説していきます。
内定連絡を受けた後に改めての御礼は必要？
基本的には、転職活動をして内定連絡を受けた後に改めて御礼の連絡をする必要はありません。
御礼をしなかったから内定が取り消されるということもありませんし、企業によっては「御礼の連絡は不要です」と言われることもあるので注意しましょう。
また、電話をかけると迷惑がかかるケースもあります。
特に企業側が忙しい時に電話をかけてしまうと相手の時間を奪うことになり、かえって対応が面倒だと思われる可能性もあるので避けた方が無難です。
しかし、どうしても御礼を伝えたいのであれば、メールで連絡するという方法が良いでしょう。
きちんとした内容のメールを送ることで自分のビジネスマナーをアピールでき、それがプラスに働く可能性がありますし、律儀な人だという印象を持たれることも考えられます。
内定の御礼メールの書き方
内定の御礼メールを書く際に、いくつか気をつけたいことがあります。
まず1つ目は件名についてです。
件名はそのメールがどのような内容なのかを端的に伝えるものですから、空欄にはせずに必ず記入するようにしましょう。
2つ目は、分かりやすい文章で短か目に書くことです。
忙しい採用担当者の時間を奪わないように、すぐに読めて理解できる文章を心がけましょう。
なお、季節の挨拶や頭語、結語などは必要ありません。まずは、具体的な御礼メールの例文をご紹介します。
株式会社○○
□□部△△△△様
お世話になっております。
内定の通知をいただきました××××と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変光栄に存じますと同時に、入社後には少しでも早く貴社に貢献できるよう身の引き締まる思いでございます。
入社後はご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
取り急ぎ内定の御礼を申し上げたく、メールさせていただきました。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
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氏名：
住所：
電話番号：
メール：
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以上がメールの一例です。内容としては挨拶と感謝の言葉、今後の抱負などを少し書いておけば十分です。
マイナスな内容は書かず、丁寧で頼りがいがある人だと思われるような内容にすることをおすすめします。
また、文末には改めて氏名や電話番号などを記載しておきましょう。
どうしてもメールができない場合
例えば、どこにもメールアドレスが記載されておらず、メールができないケースもあるでしょう。
その場合の選択肢としては電話をかけるか、御礼をしないという2つが挙げられます。
内定の御礼は必須ではないため、御礼をしないという選択肢を選んだ方が無難といえます。
しかし、何らかの理由でどうしてもお礼が必要だという場面であれば電話をするという選択肢をとる事になります。
仮に電話をかけるのであれば、注意しなければいけないポイントがあります。
それは、休み時間や定時後に電話をかけないことです。
休み時間や定時後に電話をすると、相手の休憩中や仕事後に対応させてしまうことになるため、必ず就業時間内にかけるようにしましょう。
また、始業直後や終業直前も避けた方が無難です。
始業直後はミーティングなどで忙しい企業が多いですし、終業直前も帰る前の業務に追われている方が多いので、企業の就業時間に合わせて電話することを心がけます。
一般的な企業であれば、10時台か14時～16時までが良いでしょう。
電話をかけて事務の方などが応答した場合は、担当者に取り次いでもらいます。
ここで、会話の一例をご紹介します。
担当者：「少々お待ちくださいませ」
そして、担当者が応答したら改めて自己紹介をしてから、御礼の言葉を伝えます。
内定者：「この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。入社後は1日でも早く活躍できるように、尽力して参ります」
担当者：「こちらこそありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします」
その後、時間を取ってもらったことに対して御礼をしてから電話を切ります。
内定者：「本日は貴重なお時間を頂戴し、ありがとうございました。失礼いたします」
担当者：「失礼いたします」
緊張するかもしれませんが、電話では早口にならないように気をつけてハキハキと話しましょう。
声のトーンも普段より少し上げて、明るく話すことが大切です。
また、担当者は仕事を中断して対応してくれていますので、端的な言葉で伝えて時間がかからないように配慮しましょう。
内定を辞退する場合
ここまでは内定が決まった企業に対しての対応をご紹介しましたが、もしも内定を辞退するのであれば、内定の連絡が来た方法で返事をすることが一般的です。
また、内定辞退の連絡をする際に重要なことは、少しでも早く連絡することです。
内定が決まると企業側もさまざまな準備をしなければいけませんし、内定を辞退されると欠員補充をする必要もあります。
そのため、辞退すると決めたのであればすぐに連絡しましょう。
ここでは、内定辞退のメールの例文をご紹介します。
株式会社○○
□□部△△△△様
お世話になっております。
内定の通知をいただきました××××と申します。
この度は内定のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。大変光栄なお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
転職活動を続ける中で自分に適した企業が見つかり、そちらへの入社を決意いたしました。
貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となり、大変申し訳ない所存でございます。
本来直接お伺いしなければならないところ、メールでのご連絡となりますことを何卒ご容赦いただければと存じます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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氏名：
住所：
電話番号：
メール：
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以上が内定辞退のメールの一例です。
辞退することをはっきりと伝えつつ、お詫びの言葉と感謝の思いを伝えることを忘れないようにしましょう。
なお、内定辞退をする事そのものは悪いことではありません。
企業側からしてみれば辞退はして欲しくないと考えてはいますが、複数の企業に申し込むのは普通のことですし企業側もそれは把握しています。
しかし、先ほども書いた様に辞退するのであれば可能な限り早く知りたいと思っているので躊躇することなく辞退することを連絡しましょう。
内定の御礼をするならメールで丁寧に！
内定の御礼は基本的には必要ありません。
ですが、どうしても御礼を伝えたい場合は電話ではなく、メールで連絡しましょう。
メールをする際にもマナーや内容には注意して、せっかくの御礼の連絡で悪い印象を持たれないように気をつけたいものです。
電話でしか連絡が取れない場合は、かける時間帯に十分注意しましょう。
相手の時間を無駄に取ることがないよう、内容や話し方にも配慮することが大切です。
