何を準備したらいいのか分からないよ。。。
昨今対面での面接が困難な情勢や、対面での面接による企業側、求職者側の双方の負担を軽減するためにも人材採用のための面接や面談をWEB上で行う企業が増えています。
一方で、求職者は急速なオンライン面接の利用の広がりにより、まだその活用に慣れていない人も多く、利用方法や準備に戸惑うことも少なくありません。
そこでこの記事では、オンライン面接を利用するときに必要な準備や注意点について解説します。
是非オンライン面接前に参考にしていただけると幸いです。
新型コロナウイルスの流行を受け面接や面談もオンラインで
新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに、多数の人が接触しないで済むよう、オンライン面談の利用が拡大しました。
新型コロナウイルスなど、新たな感染症などが世界的に流行した際でも、将来に向けた人材の獲得を目指すプロセスを止めてしまわずに済むことがオンライン面談のメリットだと言えます。
困難な情勢下において、企業がおかれた状況を長期的に見たとき、事業を継続するためには人材を定期的に確保することが重要です。
人材の採用活動が止まってしまうことは、経営リスクへと発展しかねないため、いかなる状況でも、可能な限り人材を確保できるよう努めることは企業にとって大切です。
また、オンライン面談を活用することで、求職者の移動費や宿泊費といった負担を軽減できます。
さらには採用担当者の手間を省いたり、面談会場の準備といったコストの削減にもつながったりといったメリットがオンライン面談にはあります。
WEB面談とは？
オンライン面談はWEB面談とも呼ばれ、オンライン通話サービスを使用し、ビデオチャットにより面談を行う方法を指します。
パソコンやタブレット端末、スマートフォンなどの普及により、選考方法の1つとしてWEB面談を取り入れる企業は増えているのです。
WEB面談を行う際はSkypeやハングアウト、zoomなどのオンライン面談ツールを利用する企業が多い傾向にあります。
オンライン面談ツールには上記以外にも様々なものがあり、企業によって使用するツールに違いがあるため、求職者はWEB面談に臨む前にどういったツールを利用するのか、きちんと確認しておく必要があります。
また、WEB面談の利用により、対面で面談をする必要がなくなるため、能力のある在職者の中途採用にもさらなる活用が期待できます。
在職者の採用面談は、スケジュールを合わせることが難しい場合も少なくありません。
そうした理由で有能な人材を取り逃がすことをWEB面談の活用で減らすことが可能です。
また、遠方に住む優秀な求職者の獲得にもWEB面談は有効だと言えます。
そうした、距離や時間による優秀な人材の取り逃がしを防ぐことがWEB面談には期待できるのです。
オンライン面接は準備が重要
対面で行われる通常の面接とオンライン面談は異なるため、十分な準備が重要となります。
また、オンライン面談の際、対面の面談ではなくても、服装はスーツを着用し、頭髪を整え、身だしなみに気をつけるなどの基本的な準備や注意事項に変わりはありません。
オンライン面談を行うとき、背景には余計なものが映り込まないよう配慮する必要があります。
パソコンなど、オンライン面談に利用する機材の設置に最適な場所を見つけ、事前に映り込むものを別の場所へ移動しておくことが大切です。
また、オンライン面談を実家で行う場合など、家族や同居人がいるときには、事前にオンライン面談を行う旨と日時をきちんと伝えておくことが重要です。
そうすることで、面談に支障がないよう静かにしておいてもらったり、部屋に入らないようにしてもらったりといった対策ができます。
また、オンライン面談にはカメラとマイクが不可欠であるため、そうした必要機材の準備も欠かせません。
使用するパソコンにカメラやマイクが標準搭載されていることもありますが、ない場合は外付けのものを準備する必要があります。
標準搭載されている場合でも、外付けのカメラやマイクの方が画質や音質が良いこともあるため、必要に応じて利用を検討しておくことが重要です。
さらに、イヤホンの使用が許可されている場合は、イヤホンを装着した方がオンライン面談の担当者の声が明確になるので、使用することで、スムーズな質疑応答が可能になると言えます。
オンライン面談はインターネット通信を利用するため、通信トラブルがいつ起きるかわかりません。
そのため、できる限りトラブルを避けられるよう、友人などに協力してもらい、同じ環境で通信のテストを行っておくことが重要です。
その際、カメラやマイクが正常に機能するかも併せて確認しておく必要があります。
音声が入らない、聞こえないと言ったトラブルはよくある事なのでしっかりと動作チェックしておきましょう。
そうした準備をしたうえで、さらに万が一の通信トラブルを想定して、企業側に緊急時の連絡先を聞いておくことがトラブルの解消につながると言えます。
再接続が不可能な場合でも、連絡先を知っていれば速やかに企業側からの指示を受けることができるため、緊急時の連絡先を聞いておくことは大切です。
先ずはアカウントの準備をしよう
オンライン面談に利用されることの多い代表的なツールには、以下が挙げられます。
- Skype
- zoom
- Googleハングアウト
- meet in
Skype
Skypeは無料で使用することができる、オンラインチャットツールです。
アプリをインストールし、アカウントを取得することで利用することができます。
また、Skypeのアカウントがなくても、マイクロソフトのアカウントを持っていれば使用可能です。
Microsoft365を導入している企業ではTeams経由でSkypeを使っている場合が多い様です。
Googleハングアウト
https://support.google.com/hangouts/
Googleハングアウトは、Googleが提供するコミュニケーションアプリです。
Googleアカウントがあれば利用することができます。
また、アカウントの取得も、アプリの利用も無料です。
非常に安定した通話をする事ができ運営元がgoogleである点などがメリットに挙げられます。
googleのG Suiteを導入している企業が多く使っているサービスでもあります。
zoom
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
zoomは、ズームビデオコミュニケーションズが提供する、WEB会議サービスです。
昨今のリモートワークなどの需要で急激に注目を集めているサービスの１つですが、先ほど紹介したskypeやハングアウトの様な大手が運営しているサービスではないのでセキュリティ面などで度々問題が指摘されているサービスです。
無料でアカウントを取得することができ、その後、WEB会議用のURLを発行してもらい、それを入力することで会議への参加が可能になります。
オンライン面談が利用目的であれば、無料版の使用でも十分に活用できると言えます。
meet in
URLを作成し、利用する人がそれを共有することで接続が可能になり、招待される側はアプリのダウンロードやログインなどは一切必要ありません。
利用は有料ですが、サポート体制も充実しており、同様の有料ツールのなかでは比較的安価に利用できるツールです。
なお、有料と書きましたが面接などで招待される側がお金を払うことはありませんので安心してください。
マイクとカメラが有効か確認をしよう
オンライン面談では、思いもよらない通信トラブルは避けられません。
一方で、できる限りスムーズにオンライン面談が進行するよう、事前にカメラやマイクの通信テストをしておくことで、トラブルを最小限にとどめられるようにすることが大切です。
カメラやマイクの確認不足は、面接の担当者を長時間待たせることや、面接の中止にもつながり得るため、重要です。
万が一カメラやマイクにトラブルが起きた際は、設定の確認方法をあらかじめ知っておくと役立ちます。
windows10を使用している場合は、スタートから歯車のマークの設定をクリックし、プライバシーからカメラを選択します。
そこで利用するアプリにおけるカメラの設定がオンになっているか確認が可能です。
マイクについても、同様の手順で、プライバシーからマイクを選択することで確認できます。
macを利用している場合は、アップルメニューからシステム環境設定を選択し、セキュリティとプライバシーをクリックします。
さらにプライバシーを選択し、カメラのチェックボックスにチェックが入っているか確認することで、カメラへのアクセスを確認できます。
マイクについても同様で、プライバシーからマイクを選び、アクセスの確認が可能です。
オンライン面談は事前準備の徹底が大切
対面の面談とは異なる点が多いオンライン面談では、戸惑うことも少なくないため、様々なトラブルを想定して、事前に準備を整えておくことが重要です。
備えを万全にしておきさえすれば、面談の内容は対面と変わりないことが一般的ですので、過剰に心配する必要はありません。
オンライン面談の活用は求職者にとっても多くのメリットがあるため、早い段階で慣れておくことがオンライン面談で成功する秘訣だと言えます。
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