求人誌や求人広告で事務職を募集していることがよくあります。しかし、その求人情報には必ずと言っていいほど「パソコン操作ができる方」や「PCで事務作業が出来る方」という項目があるのです。
事務職の募集で来客応対や電話対応といった事務職スキルを有することが求められるのは当然ですが、現代では事務職として働くためには事務職スキルに加えてPCスキルが必須に近い状況にあります。PCスキルと一言に言っても、どの程度のスキルがあれば採用されるのかは明確になっていません。
パソコンの機能は多目的であり、どのような操作ができれば事務職で役立つのかは企業によって異なります。しかし、どんな企業であっても最低限求められるPCスキルは存在します。PCスキルには段階があり、基本的な操作ができるレベルであることは当然のことです。
基本的な操作とは、フォルダやファイルの管理が出来ることに加え、パソコンで文書を作成したりメールを送ることが出来るというレベルです。こういった操作ができることは現代人にとって当たり前のことであり、事務職を希望する人であれば誰でも出来るためアピールポイントにはなりません。
もう一段階上のレベルになると、ファイルの圧縮と解凍ができて文書作成では書式設定や図表の挿入、印刷までできるようになります。特に印刷は印刷サイズの指定や両面印刷の実行、ページを跨いで改行されることが無いように修正するなど読む人のことを考慮する必要があります。
メールを送る場合でも、ファイルを添付できたりCCを使った一斉送信ができなければなりません。
事務職ではＰＣスキルは必須の時代
即戦力の事務職が求められている場合は、より多くの操作をマスターしている必要があります。ファイルの管理が出来ることは当然で、文書作成においては図形の挿入などの機能を使いこなすことに加えて入力速度が求められます。
表計算ソフトを使えることも必須で、四則演算が出来ることはもちろん計算結果をグラフにまとめたり様々な関数を使いこなさなければならないのです。
これは、事務職が単なる雑用ではなく自らの能力を発揮して会社の仕事に貢献することを求められているためです。社員が少ない企業では、営業のサポートとしてプレゼンテーションソフトを使ってクライアントに提案する資料作りを手伝うこともあります。
その場合はスライドの作成だけでなく写真や表を駆使して分かりやすくまとめることが求められます。
事務職に求められるPCスキルは多岐にわたっていて、高度なものになると一朝一夕で覚えられるものではありません。
最近はスマートフォンの普及によってパソコンを日常的に使っていないという人も増えていますが、事務作業はスマートフォンでは行えません。そのため、事務職を希望するのであれば自らPCスキルを学ばなければならないのです。PCスキルを身に付ける方法は独学やパソコンスクールなど一つではありません。自分に合う方法でパソコンの操作を学び、仕事に活かしましょう。
